Uma mensagem telefônica é uma mensagem curta, mas importante, enviada por telefone. Assim, eles costumam informar sobre a realização de reuniões, reuniões e reuniões. A mensagem telefônica também pode conter uma ordem urgente da cabeça. São recebidas mensagens telefônicas que você aceita e enviadas que você transmite. Ambos os tipos têm um design semelhante.
Manual de instruções
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No canto superior esquerdo da folha de papel, coloque o nome completo da sua organização e, se necessário, o nome da unidade estrutural, por exemplo, "Administração da cidade de N." e o Escritório de Educação.
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No canto superior direito, digite o destinatário da mensagem telefônica. Indique a posição, sobrenome e iniciais da pessoa: "Ao diretor da escola n º 37 Ivanov I.I." Se houver vários destinatários, você não precisará indicar o sobrenome: "Aos diretores da escola da cidade de N." Anexe uma lista completa de instituições para as quais foi enviada à mensagem telefônica.
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Coloque a palavra "Mensagem telefônica" e seu número de série duas linhas abaixo. Para a mensagem telefônica de saída abaixo, indique a data de sua compilação.
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A seguir, segue o texto real da mensagem telefônica: "Em 22 de fevereiro, às 17h00, será realizada uma reunião no Departamento de Educação para melhorar as atividades das escolas da cidade. A aparência dos diretores da escola é estritamente necessária". Ao preparar o texto de uma mensagem telefônica, evite palavras e frases difíceis de ouvir e difíceis de pronunciar. Lembre-se de que a mensagem deve ser informativa e curta - não mais que 50 palavras.
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Ao transmitir uma mensagem telefônica, pronuncie claramente as palavras, especialmente endereços, sobrenomes, nomes próprios e do meio das pessoas, nomes de ruas, datas e horários dos eventos. No final, leia o texto novamente e verifique se o seu interlocutor anotou tudo corretamente. Quando você receber uma mensagem por telefone, ouça com atenção. Se você tiver dúvidas, limpe-as imediatamente.
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Sob o texto principal, está a posição, sobrenome e iniciais do chefe que assinou a mensagem telefônica: "Chefe do Departamento de Educação Petrov P. P." Um documento de saída também deve ter sua assinatura pessoal.
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Na parte inferior da página, forneça informações sobre os funcionários que trabalharam com a mensagem telefônica. Geralmente, a posição, o sobrenome e as iniciais da pessoa que enviou a mensagem, o telefone do escritório e a data e hora da transferência são colocados à esquerda. À direita estão as informações sobre a pessoa que aceitou o documento: posição, sobrenome e iniciais, número de telefone, data e hora da recepção.
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A mensagem telefônica enviada é redigida em uma cópia e armazenada em uma pasta especial. É melhor ter a mensagem recebida em duas cópias: você entregará a primeira à cabeça para mais trabalhos e a segunda - colocará em uma pasta para armazenamento.
Conselhos úteis
Prepare os formulários de mensagens telefônicas no computador. Eles são muito convenientes de usar. Você poderá inserir informações nos gráficos necessários manualmente, sem substituir os dados que são repetidos novamente. Os formulários serão os mesmos para as mensagens telefônicas recebidas e enviadas.
