Algumas cartas terminam tão vagamente que o destinatário permanece perdido: é preciso reler o texto para entender a essência. Devido à falta de tempo, o destinatário pode jogar fora uma carta ou se distrair com algo e não se aprofundar mais na situação descrita. Um final claro, conciso e competente enfatiza o respeito ao leitor e ajuda a responder rapidamente a uma solicitação ou solicitação.
Manual de instruções
1
Defina em três parágrafos o que você queria dizer. Pode parecer que os pensamentos estejam claramente definidos, mas a percepção da informação depende do estado do leitor. Portanto, releia o texto e escreva três pensamentos principais separadamente. Pode ser fatos, datas, nomes, etc. Não precisa de emoções, escreva brevemente, em poucas palavras, porque você só precisa fazer um balanço, lembre-se dos pontos principais.
2
Escreva três ações que o destinatário da mensagem deve executar. A reação das pessoas pode ser imprevisível. Parece-lhe que é possível reagir sem ambiguidade às informações apresentadas, mas uma pessoa faz isso dependendo dos hábitos e intenções individuais. Se você não indicar claramente o que espera do leitor, ele não entenderá ou dirá que não entendeu.
3
Organize a lista obtida nas etapas anteriores em ordem decrescente de importância. O final da carta às vezes lembra a última palavra na sessão do tribunal: a impressão do destinatário da carta, as conclusões e as consequências dependem disso. Remova itens da lista que podem ser omitidos sem afetar o significado da mensagem. Coloque a lista curta restante no final da carta para que o leitor não perca nada.
4
Indique as datas. Se você está esperando uma reação à carta, especifique suas expectativas. Algumas pessoas tendem a recuar até o final, portanto, indicar um horário específico pode não estar errado.
5
Deixe os detalhes de contato. Seu correspondente deve ser capaz de encontrar rapidamente seu telefone. Antecipe tais situações e, apenas no caso, coloque as informações necessárias na carta, mesmo se tiver certeza de que o destinatário as possui.
6
Seja educado, diga algo de bom, obrigado pelo seu tempo. O destinatário terá maior probabilidade de responder e entrar em contato com você mais rapidamente se a carta o agradar ou o salvar de experiências desagradáveis.
7
Certifique-se de assinar a mensagem com um nome: isso cria uma sensação de comunicação real. É importante que a pessoa se concentre na resposta e a tome com responsabilidade. Dê um exemplo e as pessoas o tratarão da mesma maneira.
