Qualquer associação pública ou profissional possui um corpo diretivo que, com a frequência especificada em seu estatuto, deve reunir todos os interessados em realizar reuniões de relatórios e eleições. A entrada em tais reuniões é aberta a todos os membros desta sociedade ou a delegados de grupos de participantes, dessa forma eles exercem seu direito de participar de suas atividades.
Manual de instruções
1
Pense na agenda da reunião. Como o relatório e as eleições são uma das questões importantes, espera-se que a participação neste caso seja máxima. Portanto, além desses tópicos, você pode incluir outros assuntos prementes na agenda que discutirá com os membros da sua associação. Decida a hora e o local em que a reunião de relatório e eleição será realizada. A sala onde está planejada a sua realização deve ser acessível e espaçosa o suficiente para acomodar todos.
2
Notifique todos os interessados em realizar uma reunião de eleição de relatório. Para fazer isso, envie convites indicando a agenda, data e local da reunião. Desligue os anúncios com essas informações em locais onde o maior número de membros dessa associação possa vê-los. Se necessário, coloque esse anúncio na mídia e na televisão.
3
Organize a inscrição dos participantes, que deve começar meia hora antes da reunião. Atribua registradores em número suficiente para que, no início, todos os que vierem tenham a oportunidade de indicar seus dados pessoais. Normalmente, esse é o sobrenome, nome e patronímico, a organização ou sua unidade estrutural, o endereço do local de registro ou residência, as informações de contato.
4
Eleger o presidente e o secretário da reunião. Observe que o presidente do seu corpo eleito não pode ser eleito presidente da reunião. Se necessário, se for previsto no estatuto, selecione um comitê de credenciais que verifique as credenciais dos deputados se eles forem selecionados dentre grupos de membros da associação.
5
A secretária deve manter um registro. No protocolo, reflete o número de delegados ou membros da associação presentes na reunião, quem é eleito presidente, secretário e com que resultado da votação.
6
O presidente do órgão eleito faz um relatório sobre o trabalho realizado. No protocolo, reflete o total de votos com uma avaliação - se é reconhecida como satisfatória ou não. A reunião deve ouvir propostas sobre a nova composição do órgão eleito, discutir e votar em cada candidato separadamente. Reflita os resultados da votação em ata.
7
Depois de discutir todas as questões descritas na agenda, o presidente da reunião deve encerrá-la e assinar o protocolo de sua realização junto com o secretário.
