Atualmente, quando muitas das empresas russas têm parceiros de negócios no exterior, o intercâmbio de delegações se tornou a norma. Isso ajuda a se familiarizar com a produção no local, a se familiarizar com aqueles com quem você precisa trabalhar, avaliar a situação e resolver rapidamente os problemas de negócios. Na reunião da delegação, alguns problemas organizacionais devem ser levados em consideração.
Manual de instruções
1
Na fase de preparação, discuta o tamanho da delegação, levando em consideração o fato de que os problemas de trabalho são resolvidos quanto mais rápido, menor é. Além disso, selecione a composição dos participantes da sua parte, para que o número deles seja aproximadamente o mesmo daqueles que você conhecerá. Discuta em que idioma as negociações serão realizadas e prepare um intérprete, mesmo que os convidados venham com os seus.
2
Aprenda sobre os problemas que um ou outro membro da delegação é competente para resolver, pois a subordinação é observada com muito rigor no Ocidente. Ao abordar um dos convidados, você deve ter certeza de que ele tem o direito de fornecer informações sobre suas funções.
3
Discuta com antecedência as questões que precisarão ser abordadas e prepare todos os materiais necessários. Discuta quais documentos serão assinados após as negociações. Concorde sobre o modo de exploração deles - quanto eles começarão, quanto tempo durarão e quando haverá pausas.
4
Se a delegação for chefiada por uma pessoa suficientemente significativa, envie o convite o mais rápido possível para enfatizar o respeito e aumentar a probabilidade de que a visita ocorra e essa pessoa não terá outras reuniões planejadas para esse período.
5
Prepare uma sala de reunião separada e conveniente, providencie para que cada participante da reunião tenha um local confortável. Faça um estoque de refrigerantes, café, biscoitos e cuide de pratos bonitos. Não se esqueça de colocar cinzeiros, se você não se importa, para que durante a reunião os presentes possam acender um cigarro.
6
Concorde se será necessário registrar negociações, o acordo deve ser dado por ambas as partes. Desde que os convidados estejam sentados de frente para as portas, essa técnica psicológica permitirá que eles se sintam mais relaxados. E certifique-se de que durante a reunião você não seja distraído por telefonemas.
7
É melhor que uma garota legal e sorridente se encontre com uma delegação e leve-a para o local das negociações. Ela pode esperar os convidados no saguão do prédio onde as negociações serão realizadas. Quando os convidados chegam ao local, é necessário apresentar imediatamente as duas delegações, para que aqueles que desejem se sentar próximos possam fazer isso.
