Os negócios de arquivo surgiram em conexão com a necessidade de acumulação, sistematização e armazenamento de informações. Mas, antes de tudo, os arquivos foram criados para atender às necessidades das autoridades e dos cidadãos na obtenção das informações perdidas cuidadosamente armazenadas no arquivo. Quando é necessário restaurar informações sobre parentes, informações de natureza sócio-legal ou outra, é necessário gravar uma solicitação no arquivo apropriado.
Manual de instruções
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Os arquivos possuem certas regras para processar solicitações de cidadãos, entidades legais e autoridades, portanto, a chave para o sucesso é o cumprimento de regras simples: primeiro, a solicitação deve conter informações sobre o remetente. Para um indivíduo, esse é o sobrenome, o nome e o nome patronímico da organização - o nome e os detalhes de identificação.
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Em segundo lugar, você deve especificar seu endereço de retorno no texto da solicitação, caso contrário, os responsáveis pelo arquivamento simplesmente não poderão enviar uma resposta.
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Em terceiro lugar, é necessário expor claramente sua pergunta. Se você pretende coletar informações sobre seus antepassados, não precisa descrever em detalhes a história de sua família. Não há necessidade de formular desejos vagos; atenção especial deve ser dada à redação da pergunta. O fato é que, de acordo com as regras para trabalhar com apelações e solicitações de cidadãos e organizações, sua solicitação será antes de tudo considerada pelo chefe do arquivo. O chefe determinará a classificação da questão: genealógica, temática ou sócio-legal. Com base na natureza da solicitação, o gerente de arquivamento a encaminhará ao departamento apropriado para execução. É claro que quanto mais vaga a redação, maior a probabilidade de uma determinação incorreta da natureza da solicitação e a nomeação de seu executor. A solicitação "passará" de departamento para departamento e, enquanto isso, você aguardará uma resposta.
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Por fim, é necessário determinar o escopo das informações solicitadas, por exemplo, cronológica ou territorial. É inútil pedir para encontrar todos os seus nomes, você deve especificar o período cronológico e a estrutura territorial para a busca de seus parentes.
Preste atenção
A execução desses pedidos é uma prioridade para o arquivo morto. Se o serviço militar (trabalho) ocorreu em várias unidades militares, os pedidos são emitidos para cada unidade militar separadamente com o ano e o mês de chegada e partida. Os pedidos de confirmação de lesão ou doença indicam o número do hospital em que o tratamento foi concluído.
Conselhos úteis
A ordem de execução das solicitações no arquivo morto. Os pedidos para o arquivo são recebidos mediante apelo pessoal dos cidadãos, por correio e e-mail. A execução de solicitações no arquivo é organizada se a solicitação contiver os seguintes dados: nome da organização solicitante (ou sobrenome, nome e apelido de um indivíduo), endereço para correspondência, assunto (questão), estrutura cronológica das informações solicitadas.
