Se sua organização é ou é apontada como responsável por realizar uma conferência científica, essa não é apenas uma função honrosa, mas também um excelente trabalho organizacional, no qual é necessário levar em consideração todas as pequenas coisas.
Manual de instruções
1
Crie um comitê organizador para a conferência, cuja composição é determinada por ordem. Designe um presidente para liderar e coordenar os membros do comitê. Defina as datas da conferência e a duração do comitê. Reflita na ordem em que será paga a remuneração dos funcionários que são seus membros. Envie um comunicado sobre a conferência e, no apêndice, indique os requisitos para os relatórios, os volumes de resumos dos relatórios e o prazo para a sua apresentação.
2
Decidir sobre as fontes de financiamento, isso pode ser direcionado ao orçamento, atraindo patrocínios e fundos dos próprios participantes da conferência.
3
Envie convites para todos os participantes em potencial da conferência e para o programa planejado. Decida o número de participantes e palestrantes que desejam compartilhar seus desenvolvimentos científicos e resultados de pesquisa com os colegas. Pergunte aos participantes se você precisa fazer reservas em hotéis e fazer sua reserva.
4
Organize com a gráfica a publicação dos resumos em uma brochura separada e, se necessário, solicite um programa do evento para distribuir aos participantes, crachás com seus nomes, iniciais e nome da organização.
5
De acordo com o número de participantes, determine a capacidade da sala que você precisa e alugue uma sala especial equipada para eventos desse tipo. Pense em quais equipamentos serão necessários para equipá-lo adicionalmente, verifique a disponibilidade do número necessário de tomadas de computador, telas de projeção etc. Pense no trabalho do buffet, no qual os participantes das reuniões poderão beber uma xícara de café e fazer uma refeição nos intervalos.
6
Pense sobre o programa da conferência, se necessário, divida-o em seções. Considere onde será possível realizar reuniões dessas seções. Considere no programa os discursos dos convidados, organizadores e participantes da conferência. Encomende artigos de papelaria para os participantes da conferência - crachás, cadernos e canetas são padrão.
7
Forme pacotes de documentos, materiais promocionais e artigos de papelaria que serão apresentados aos participantes da conferência juntamente com crachás.
